Anleitung · Stand Oktober 2026

Portfoliomanagement und PMO.Den Takt halten, nicht zusammentragen.

Als Portfoliomanagement führen Sie Portfolio, Ziele und Gremien und prüfen, was die Projektleitungen einreichen. Sie bearbeiten alle Projekte.

Ihre Rolle. Sie halten den Takt.

Als Portfoliomanagement führen Sie Portfolio, Ziele und Gremien und prüfen, was die Projektleitungen einreichen. Sie bearbeiten alle Projekte.

Ihr Arbeitsort ist der Prüfraum: Statusberichte, Quality-Checks, Unterschriften, Packets, Änderungen und Ideen an einem Ort. Für die Gremien bereiten Sie Sitzungen vor und führen das Protokoll.

Ihre Aufgaben

Statusberichte prüfen und den Berichtsstand halten
Quality-Check am Gate, Unterschriften im Auftrag erfassen
Sitzungen planen, einladen, führen und protokollieren
Ideen qualifizieren, priorisieren, Szenarien rechnen
Quartalsbericht und Jahresrückblick erstellen

Ihre Bereiche in Oppm

Reporting › Prüfraum
Reporting › Berichtsstand des Monats
Steuerung › Meine Gremien
Projekte › Ideenpool
Planung › Priorisierung und Szenarien

Zum Üben: In der Demo steht jede Rolle mit erfundenen Daten bereit. Was Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle und den Modulen Ihrer Organisation ab.

Kapitel 1

Monatszyklus. Berichten, prüfen, verdichten.

Berichtsstand des Monats. Wer hat berichtet?

Reporting › Berichtsstand des Monats

Der Monat läuft in drei Schritten: Die Projektleitungen berichten bis zur Berichtsfrist, das Portfoliomanagement prüft, das Dashboard geht an die Gremien. Der Berichtsstand zeigt je Monat Geprüft, Zu prüfen, Im Entwurf und Fehlen.

So geht's

1.Reporting › Berichtsstand des Monats öffnen.
2.Mit Vormonat und Nächster Monat blättern.
3.Fehlende Berichte nachfassen: Die Projektleitung hat die Aufgabe im Eingang.
4.Am Monatsende Dashboard als PDF für die Gremien erstellen.

Kapitel 2

Prüfen. Im Prüfraum.

Bericht prüfen. Prüfen oder zurückgeben.

Reporting › Prüfraum

Eingereichte Statusberichte erscheinen im Prüfraum unter Statusbericht. Sie sehen Status, Begründung, Erreichtes, nächste Schritte, Prognose, Anträge und den Vormonat.

So geht's

1.Reporting › Prüfraum öffnen und einen Bericht wählen.
2.Status, Begründung und Antrag prüfen; bei Bedarf Zur Akte.
3.Eine Rückmeldung an die Projektleitung schreiben.
4.Bericht geprüft wählen oder Zurück an die Projektleitung; bei einer Rückgabe ist die Begründung Pflicht.

Quality-Check am Gate. Vollständig und schlüssig?

Reporting › Prüfraum › Quality-Check

Reicht die Projektleitung ein Gate ein, prüfen Sie Projektvertrag und Leitfragen auf Vollständigkeit und Qualität.

So geht's

1.Im Prüfraum unter Quality-Check das Gate öffnen.
2.Hinweise zum Projektvertrag und zu den Leitfragen eintragen.
3.Quality-Check bestanden: Oppm fordert die Unterschriften an.
4.Oder Zurück an die Projektleitung: Der Hinweis ist dann Pflicht.

Unterschrift im Auftrag. Wenn der Sponsor ausserhalb unterschreibt.

Reporting › Prüfraum › Unterschriften

Hat ein Sponsor per Mail oder auf Papier unterschrieben, erfassen Sie die Unterschrift im Auftrag. Oppm kennzeichnet sie entsprechend.

So geht's

1.Im Prüfraum unter Unterschriften die offene Unterschrift wählen.
2.Im Auftrag erfassen und den Entscheid des Sponsors im Wortlaut eintragen.
3.Freigabe erfassen oder Ablehnung erfassen.

Gate Review Packet versenden. Fristgerecht.

Reporting › Prüfraum › Packet

Nach der letzten Unterschrift ist das Gate traktandiert. Das Gate Review Packet fasst Antrag, Leitfragen, Unterschriften, Business Case, Finanzen und Risiken als PDF zusammen. Die Versandfrist in Arbeitstagen vor der Sitzung legt die Administration fest.

So geht's

1.Im Prüfraum unter Packet das Gate wählen.
2.Gate Review Packet (PDF) öffnen und an die Mitglieder senden.
3.Als versendet markieren.

Idee qualifizieren. Vom Einfall zum Vorhaben.

Projekte › Ideenpool

Eingereichte Ideen erscheinen im Ideenpool und als Prüfaufgabe. Oppm zeigt ähnliche Ideen und Vorhaben, damit nichts doppelt entsteht.

So geht's

1.Projekte › Ideenpool öffnen und die Idee wählen.
2.Unter Ähnliche Ideen und Vorhaben bei Bedarf zusammenführen.
3.Qualifizierung durch das Portfoliomanagement: Einschätzung mit dem vorgesehenen Sponsor, Kriterienraster «Tiering» ausfüllen; Oppm schlägt die Kategorie vor (A strategisch, B taktisch-operativ, C operativ).
4.Vorgesehener Sponsor und Vorgesehene Projektleitung wählen.
5.Qualifizieren, dann Initialisierung traktandieren. Alternativ Rückfrage oder Zurückweisen mit Begründung.

Kapitel 3

Sitzungen. Vorbereiten, einladen, protokollieren.

Sitzung vorbereiten. Traktanden aus dem Portfolio.

Steuerung › Meine Gremien

Jedes Gremium hat einen Arbeitsraum. Unter Vorbereitung sehen Sie, was vor der Sitzung zu tun ist: Traktanden, Versand der Unterlagen, offene Pendenzen.

So geht's

1.Steuerung › Meine Gremien öffnen; noch keine Sitzung? Sitzung planen mit Gremium, Datum, Zeit und Ort, dann Anlegen.
2.Bei der nächsten Sitzung Sitzung vorbereiten wählen.
3.Ansicht Traktanden: Aus Gates und Eskalationen stellt sie aus dem Portfolio zusammen.
4.Eigene Punkte mit Traktandum ergänzen: Titel, Art (zum Beispiel Entscheid, Information, Budget), Minuten und Entscheidungsgrundlage; mit Nach oben und Nach unten ordnen.
5.Traktanden speichern.

Einladen. Mit Kalenderdatei.

Steuerung › Sitzung › Einladung

Die Einladung geht an Gruppen, einzelne Personen und externe Adressen. Ist der Mailversand eingerichtet, versendet Oppm sie mit Kalenderdatei; sonst laden Sie die Kalenderdatei herunter.

So geht's

1.In der Sitzung unter Einladung Gruppe einladen: Gremium, Verteiler, Programm oder Projektteam.
2.Mit Person einladen und Externe Adresse hinzufügen ergänzen, Dauer in Minuten prüfen.
3.Einladungsliste speichern, dann Einladung senden.
4.Ändern sich Datum oder Ort, Aktualisierung senden; fällt die Sitzung aus, Absage senden.

Sitzung führen. Entscheid je Traktandum.

Steuerung › Sitzung › Sitzung

In der Ansicht Sitzung halten Sie die Mitschrift fest und entscheiden je Traktandum. Anträge aus den Statusberichten stehen als eigener Block.

So geht's

1.Sitzung beginnen.
2.Mitschrift von Hand oder als Mitschnitt: zuerst Alle Anwesenden sind mit dem Mitschnitt einverstanden bestätigen, dann Mitschnitt starten, am Ende Mitschnitt beenden.
3.Je Traktandum Entscheiden: freigegeben, mit Auflagen, zurückgestellt oder zurückgewiesen; bei Gates auch gestoppt.
4.Beschluss im Wortlaut und allfällige Auflage eintragen, Festhalten.

Protokollieren und abschliessen. Beschlüsse wirken lassen.

Steuerung › Sitzung › Protokoll und Beschlüsse

Aus Mitschrift und Entscheiden entwirft die KI Protokoll, Beschlüsse und Pendenzen. Sie prüfen und übernehmen.

So geht's

1.Protokoll und Beschlüsse entwerfen wählen; der Entwurf erscheint als «Protokoll entworfen – bitte prüfen».
2.Ansicht Protokoll und Beschlüsse: Protokoll anpassen und Protokoll speichern.
3.Beschlüsse auswählen und Ausgewählte in die Projekte übernehmen; Pendenzen mit Pendenz ergänzen.
4.Sitzung abschliessen: Offene und zurückgestellte Traktanden gehen in die nächste Sitzung.
5.Traktandenliste / Protokoll (PDF) für die Ablage.

Kapitel 4

Portfolio steuern. Priorisieren und ausbalancieren.

Priorisieren und Szenarien. Mit Wasserlinie.

Planung › Priorisierung und Szenarien

Die Bewertung je Kriterium mit hoch, mittel oder tief ist die Grundlage für die Gesamtbeurteilung des Gremiums, ohne Punkte und Gewichte. Szenarien zeigen, was unter der Wasserlinie von Budget und Kapazität liegt.

So geht's

1.Ansicht Bewertung: Ein Klick wechselt die Stufe je Kriterium.
2.Ansicht Szenarien: Szenario aus Ist-Rangfolge übernimmt die heutige Reihenfolge.
3.Name und Idee des Szenarios eintragen, Vorhaben mit Nach oben und Nach unten verschieben, Planjahr wählen.
4.Speichern und im Szenariovergleich prüfen: Kosten im Jahr, FTE, Nettonutzen, Strategiebeitrag, Engpass.
5.Als Antrag traktandieren: Beim Entscheid übernimmt Oppm die Rangfolge.

Engpässe auflösen. Kapazität über alle Vorhaben.

Planung › Ressourcen und Kapazität

Die Auslastung zeigt geplante Tage im Verhältnis zur Kapazität, je Person und Pool, dazu laufende und kommende Abwesenheiten mit den betroffenen Vorhaben.

So geht's

1.Planung › Ressourcen und Kapazität öffnen.
2.Nur Engpässe wählen.
3.Nach der Priorität im Portfolio entscheiden, welches Vorhaben umplant; zugeteilt wird in den Projekten unter Team.

Kapitel 5

Berichte an die Führung. Quartal und Jahr.

Quartalsbericht an den VR. Entwerfen, verabschieden, vorlegen.

Reporting › Quartalsbericht VR

Der Quartalsbericht fasst Gesamtstatus, Fortschritte, Risiken, Entscheide und Ausblick für den Verwaltungsrat zusammen.

So geht's

1.Reporting › Quartalsbericht VR öffnen und Entwurf mit KI wählen.
2.Abschnitte prüfen: Zusammenfassung, Fortschritte und Meilensteine, Kritische Risiken, Entscheide und Eskalationen, Ausblick; Speichern.
3.Verabschieden: Der Bericht ist bereit für den VR; als PDF herunterladen.
4.Nach der Sitzung Dem VR vorgelegt und die Rückmeldungen und Aufträge des VR erfassen.

Jahresrückblick. Lernen über Vorhaben hinweg.

Reporting › Jahresrückblick

Der Rückblick zeigt die Kennzahlen des Jahres (Gates entschieden, Änderungen am Vertrag, Vorhaben beendet, kritisch zum Jahresende), die Lessons Learned und die Jahresziele.

So geht's

1.Reporting › Jahresrückblick öffnen.
2.Auswertung und Erkenntnisse aus dem Vorschlag anpassen.
3.Massnahmen für den nächsten Zyklus mit Massnahme ergänzen; Speichern.
4.Beim Gremium traktandieren.

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